Comment fonctionne une réceptionniste IA pour clinique
Chez Equilon, c'est un agent vocal configuré avec les informations de votre clinique et branché à vos outils.
Voici ce qui se passe, de la mise en place jusqu'au premier appel.
La mise en place
De notre premier appel à votre premier client
Appel découverte.
Nous regardons votre volume d'appels, vos heures de pointe et vos outils. Si l'agent n'est pas pour vous, nous vous le disons.
Configuration.
Nous recueillons ce que votre réception sait par cœur : services, praticiens, heures, politiques d'annulation.
Branchement.
Nous connectons l'agent à votre agenda ou à votre logiciel de gestion pour qu'il voie vos disponibilités réelles.
Tests avec vous.
Vous appelez l'agent vous-même. Nous l'ajustons jusqu'à ce qu'il réponde comme votre clinique.
Mise en service.
Vous choisissez quand il répond : tous les appels, seulement le débordement, ou seulement hors des heures d'ouverture.
Suivi.
Nous surveillons les premières semaines d'appels et ajustons l'agent au besoin.
Pendant un appel
Ce qui se passe quand un client appelle
L'agent décroche.
Il se présente comme l'assistant virtuel de votre clinique.
Il comprend la demande.
Rendez-vous, question, annulation ou déplacement.
Il agit.
Il consulte vos disponibilités en temps réel, confirme le créneau avec le client et l'inscrit dans votre système.
Votre équipe est informée.
Elle consulte la conversation dans le portail de gestion d'Equilon.
Si la demande dépasse ce qu'il peut faire, l'agent transfère l'appel ou prend un message détaillé.
En cas d'urgence, il suit vos consignes : transfert immédiat, 911 ou Info-Santé 811.
Les limites
Des limites claires, et c'est voulu
L'agent fait :
- Prendre, déplacer et annuler des rendez-vous
- Répondre aux questions courantes : heures, adresse, services, tarifs, préparation
- Retrouver de l'information dans vos systèmes, selon ce que vous autorisez
- Transférer à votre équipe ou prendre un message
L'agent ne fait jamais :
- Donner un avis médical ou un diagnostic
- Prendre une décision clinique à la place de votre équipe
- Accéder à des informations que vous n'avez pas autorisées
Les intégrations
Branché à vos outils, sans changer vos habitudes
L'agent se connecte à votre agenda en ligne ou à votre logiciel de gestion de clinique.
Les rendez-vous qu'il prend apparaissent au même endroit que les autres. Votre équipe travaille comme avant.
C'est notre métier d'origine : faire circuler l'information entre les systèmes, sans double saisie.
Votre logiciel n'offre pas de connexion standard? Nous évaluons avec vous les autres options.
Trois niveaux de connexion
Connexion directe
Google Agenda et Outlook.
Logiciels de gestion de clinique
Vérifiés avec vous, au cas par cas, pendant l'appel découverte.
Aucune connexion possible
L'agent prend quand même la demande et la transmet à votre équipe.
La voix
Un français québécois, pas une traduction
Vos clients parlent québécois : leurs expressions, leur rythme, les noms de rues et de villes d'ici.
L'agent est configuré pour les comprendre et leur répondre naturellement. Il peut aussi passer à l'anglais au besoin.
Entendez-le vous-même : 438-544-2917
Questions
Questions fréquentes sur le fonctionnement
Que se passe-t-il si l'agent ne comprend pas le client?
Il reformule ou pose une question de clarification. S'il ne comprend toujours pas, il transfère l'appel ou prend un message pour qu'on rappelle le client.
L'agent peut-il répondre à plusieurs appels en même temps?
Oui. Contrairement à une réceptionniste, l'agent vocal peut répondre à plusieurs clients à la fois. C'est ce qui aide en période de pointe.
Est-ce que je peux modifier ce que l'agent dit?
Oui. Depuis le portail de gestion, vous consultez les conversations et ajustez les paramètres de votre agent. Pour les changements plus importants, nous le mettons à jour avec vous.
Que se passe-t-il si le système tombe en panne?
Les appels sont redirigés vers votre ligne habituelle ou votre boîte vocale. Vos clients ne tombent jamais dans le vide.
Est-ce que je dois changer de logiciel de gestion?
Non. L'agent se branche à ce que vous utilisez déjà. Si une intégration directe n'est pas possible, nous vous le disons dès l'appel découverte.
Voyez si l'agent convient à votre clinique
En 20 minutes, nous regardons vos appels et vos outils. Et nous vous disons honnêtement si l'agent peut vous aider.
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